Informationssicherheit und Datenschutz im IT-Outsourcing: Was Unternehmen beachten müssen

IT-Outsourcing: Datenschutz und Informationssicherheit

Autor
Executive Assistant
Über 30 Jahre Erfahrung im Assistenz-
und Backoffice-Bereich
OPEX Black Belt- und ITIL Foundation-Zertifizierungen
März 21, 2023

Informationssicherheit und Datenschutz im IT-Outsourcing: Was Unternehmen beachten müssen

IT-Outsourcing

Wer sich intensiv mit IT-Outsourcing beschäftigt, wird schnell bei dem Themenkomplex IT-Informationssicherheit und Datenschutz ankommen. Betriebsinterne Daten, Informationen und Geschäftsgeheimnisse zählen zu den wertvollsten Assets eines Unternehmens. Wir klären auf, wo die Risiken liegen und welche Punkte Sie bei der Wahl eines IT-Outsourcing-Partners berücksichtigen müssen.

Was ist IT-Outsourcing?

Outsourcing ermöglicht Unternehmen langfristige Kostensenkungen, Effizienzsteigerungen und eine Fokussierung auf die eigenen Kernkompetenzen, indem bestimmte Aufgabenbereiche durch externe Dienstleister übernommen oder zusätzliche Kapazitäten akquiriert werden können. Der akute IT-Fachkräftemangel bewegt Unternehmen dazu, über alternative Möglichkeiten im Vergleich zur traditionellen Stellenbesetzung in Erwägung zu ziehen. Dadurch gewinnen sie Wettbewerbsvorteile und erhöhen ihre Flexibilität, indem sie sich das Expertenwissen und die Ressourcen externer IT-Experten sichern wie z. B. in den Bereichen Anwendungsentwicklung, Cloud-Computing, IT-Sicherheit, Systemintegration oder Datenbank- und Netzwerkmanagement.

Was ist Informationssicherheit?

IT-Informationssicherheit erfüllt durch das Ergreifen geeigneter Maßnahmen in technischen und nicht-technischen Systemen folgende drei Schutzziele:

  • Vertraulichkeit: Ausschließlich befugte Personen dürfen Daten und Informationen einsehen, bearbeiten und verwalten.
  • Integrität: Die Korrektheit von Daten und Informationen muss zu jedem Zeitpunkt sichergestellt sein.
  • Verfügbarkeit: Daten und Informationen dürfen nicht verloren gehen. Der Zugriff für befugte Personen muss sichergestellt sein.

Was unterscheidet Datenschutz von Informationssicherheit?

Datenschutz ist ein Bestandteil des Aufgabenkomplexes der Informationssicherheit. Die Einhaltung des Datenschutzes durch Sicherheitsvorkehrungen schützt die Privatsphäre jedes Menschen und garantiert das Recht auf informationelle Selbstbestimmung durch das Verhindern einer missbräuchlichen Datenverwendung. Die Informationssicherheit geht darüber hinaus, indem sie darauf abzielt, Risiken für Unternehmen und Organisationen zu minimieren sowie wirtschaftliche Schäden zu vermeiden.

Warum ist Informationssicherheit wichtig?

Die Sicherstellung der Informationssicherheit zählt zu den grundlegenden Aufgaben von Unternehmen, um die Geschäftskontinuität zu sichern sowie finanzielle Schäden, Vertrauens- und Reputationsverluste abzuwehren.

  • Erfüllung rechtlicher Vorgaben, die Unternehmen verpflichten, gespeicherte und verarbeitete Informationen sicher und geschützt vor unbefugten Zugriffsmöglichkeiten aufzubewahren.
  • Schutz sensibler Informationen – wie Mitarbeiter-, Kunden- und Finanzdaten, strategischer Pläne und Geschäftsgeheimnisse – deren Offenlegung oder gar Verlust nachhaltige Schäden verursacht.
  • Schutz vor Cyberangriffen – d. h. Bedrohungen durch Ransomware, Phishing, Malware, usw. – zur Gewährleistung der Integrität und Verfügbarkeit von Daten und Systemen.

Was ist Security Awareness?

Unternehmen stehen in der Pflicht, das Bewusstsein ihrer Mitarbeiter für Bedrohungen und Risiken durch die Nutzung von Technologien und automatisierter Prozesse zu steigern.

Nur Mitarbeiter, die in der Lage sind, Bedrohungen durch Social Engineering, Malware, DDoS-Attacken oder Spyware zu erkennen, können dazu beitragen, Cyberangriffe abzuwehren und Risiken zu minimieren. Dazu gehört das Vermeiden von Passwörtern, die persönliche Daten beinhalten, die Nutzung öffentlicher WLAN-Netzwerke, die Installation nicht-autorisierter und/oder veralteter Software, usw.

Was gehört alles zur IT-Sicherheit?

  • Datensicherheit: Schutz der Daten vor Diebstahl, Offenlegung und Verlust durch Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Datensicherungen
  • Netzwerksicherheit: Schutz der Unternehmensnetzwerke vor unbefugtem Zugriff durch Hardware- und Software-Firewalls, VPNs, Erkennungs- und Präventionssysteme von Angriffen, usw.
  • Anwendungssicherheit: regelmäßige Durchführung von Penetrationstests und Überprüfung von Systemen sowie Software auf Schwachstellen, um Bedrohungen z. B. durch Hacking oder SQL-Injections abzuwehren
  • Computersicherheit: Konfigurationsoptimierungen sowie die Implementierung von Firewalls, Antivirensoftware und sämtlicher verfügbarer Sicherheitspatches, um Geräte vor Viren, Spyware und Adware zu schützen
  • Physische Sicherheit: Geräte- und Anlagenschut, z. B. durch Videoüberwachung sowie physische Zugangskontrollen und Alarmsysteme

Was ist beim IT-Outsourcing in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit zu beachten?

Beim Outsourcing rechtliche Grundlagen zu beachten, ist eine wichtige Basis für eine erfolgreiche und langfristige Partnerschaft. Unternehmen müssen bei der Auswahl des IT-Outsourcing-Partners besondere Sorgfalt walten lassen:

  • Festlegung technisch-organisatorischer Abläufe (TOM)
  • Vergabe von Weisungsbefugnissen
  • Wahrung von Geschäftsgeheimnissen und IT-Informationssicherheit
  • Datenschutz im Outsourcing
  • Datenzugriffs- und Speicherrechte
  • Festlegung von Prüfungsrechten sowie Maßnahmen der Qualitätssicherung
  • Sicherstellung tatsächlicher Kontrollen
  • Regelung der Dokumentation und Datenrückgabe

Risiken bei der Kooperation mit unprofessionellen IT-Outsourcing-Partnern oder Freelancern

  • Kulturelle Unterschiede: Es können kulturelle Unterschiede bei der Herangehensweise an IT-Sicherheit und Datenschutz bestehen, was zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen führen kann.
  • Rechtliche Rahmenbedingungen: Insbesondere Länder außerhalb der EU haben andere rechtliche Rahmenbedingungen, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und IT-Sicherheit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der ausgewählte Outsourcing-Partner die geltenden Gesetze und Vorschriften einhält.
  • Mangelnde Transparenz: Ein weiteres Risiko bei der Auswahl eines Outsourcing-Partners ist die mangelnde Transparenz bei den Sicherheitspraktiken und der Handhabung von Daten.
  • Kommunikationsprobleme: Durch mögliche Sprachbarrieren, insbesondere wenn Mitarbeiter des Outsourcing-Partners nicht fließend Englisch sprechen, können sich Missverständnisse ergeben.
  • Verwaltung von Drittanbietern: Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Drittanbieter, die der Outsourcing-Partner möglicherweise für die Ausführung der Dienstleistungen verwendet, auch die erforderlichen IT-Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen implementiert haben.
  • Cyberkriminalität: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr Outsourcing-Partner robuste Sicherheitsmaßnahmen gegen Cyberangriffe implementiert hat.

Vorteile bei der Kooperation mit einem professionellen Outsourcing-Partner

Ein professioneller IT-Outsourcing-Partner bietet Ihnen auf allen Ebenen der Kooperation die Wahrung rechtlicher Grundlagen sowie der IT-Informationssicherheit. Transparente Strukturen, die die Zusammenarbeit und den Datenschutz im Outsourcing in allen Einzelheiten regeln, bieten Ihnen maximale Sicherheit.

 

FAQ

Was ist IT-Outsourcing?

IT-Outsourcing ist die Auslagerung von IT-Dienstleistungen und Aufgaben an externe Dienstleister, um Kosten zu senken, Effizienz zu steigern und Zugang zu spezialisiertem Fachwissen zu erhalten.

Was ist der Unterschied zwischen Datenschutz und Informationssicherheit?

Datenschutz konzentriert sich auf den Schutz personenbezogener Daten, während Informationssicherheit umfassendere Maßnahmen zum Schutz aller Arten von Informationen vor Bedrohungen umfasst.

Was ist Security Awareness?

Security Awareness bezieht sich auf das Bewusstsein und Wissen der Mitarbeiter über Bedrohungen und Risiken im Umgang mit IT-Systemen, um Cyberangriffe zu verhindern und die Sicherheit zu erhöhen.

Welche Aspekte gehören zur IT-Sicherheit?

Zur IT-Sicherheit gehören Datensicherheit, Netzwerksicherheit, Anwendungssicherheit, Computersicherheit und physische Sicherheit.

Was sollten Unternehmen beim IT-Outsourcing in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit beachten?

Unternehmen sollten sicherstellen, dass der Outsourcing-Partner technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) umsetzt, Datenschutzrichtlinien einhält, Weisungsbefugnisse klar definiert, Datenzugriffs- und Speicherrechte festlegt sowie regelmäßige Prüfungen und Qualitätssicherungsmaßnahmen durchführt.